Quelles obligations pour les ventes en espèces ?

LA TENUE DE CAISSE DE A À Z

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vos clients, votre conseiller ou votre comptable, votre banquier :  tous ces partenaires vous parlent régulièrement de caisse, caisse enregistreuse, ticket de caisse, vente en espèces. Mais souvent, dans le terme “caisse”, est confondue l’opération elle-même d’entrée ou de sortie d’espèces avec le support utilisé : caisse, caisse enregistreuse, livre de caisse, etc.

Que nous dit la législation sur les obligations liées aux entrées et sorties d’espèces de l’entreprise ?

Tout d’abord, un livre de caisse est obligatoire dès lors que des ventes en espèces sont réalisées. Cette obligation concerne toutes les entreprises, quelle que soit la catégorie fiscale d’imposition (BA, BIC, BNC), le régime d’imposition (micro réel, IR ou IS), ou encore la structure juridique porteuse (entreprise individuelle ou société). Sur ce livre doivent être reportées toutes les opérations (recettes et dépenses) effectuées en espèces.

 

A NOTEREn cas de contrôle de l’entreprise, l’administration fiscale pourrait rejeter la comptabilité pour absence de caisse ou de tenue de caisse non conforme, sans parler des pénalités éventuelles. Elle aurait ainsi l’initiative de calculer le résultat de chaque exercice contrôlé avec les conséquences fiscales qui en découlent.

 

Dans le cadre de la gestion interne de l’entreprise, il est indispensable de suivre de près les opérations en espèces. Celles-ci étant extrêmement volatiles, il est prudent de vérifier fréquemment que les entrées et sorties réalisées quotidiennement correspondent bien au solde journalier constaté sur le livre de caisse !

En pratique, notamment en cas de ventes sur les marchés ou au magasin, il est possible (mais non obligatoire) d’inscrire, pour les ventes au détail, l’ensemble des recettes effectuées, quel que soit le mode d’encaissement (espèces, chèques, cartes bancaires), à condition que :

– pour chaque entrée, le mode d’encaissement soit précisé,

– pour chaque remise de chèques à la banque, le mouvement soit inscrit sur le livre de caisse,

– toutes les autres entrées (exemple : fond de caisse) et toutes les sorties (dépenses en espèces, prélèvements personnels) soient bien enregistrées distinctement.

Quelle forme respecter pour la tenue du livre de caisse ?

L’enregistrement des opérations doit être chronologique, au fur et à mesure de leur réalisation. La comptabilisation sera détaillée opération par opération. Toutefois, par mesure de simplification, si chaque opération ne dépasse pas 76 € à destination de ventes ou services rendus à des particuliers, il est possible de globaliser ces opérations sur le livre de caisse en fin de journée. Néanmoins, en appui du livre de caisse, vous devrez disposer d’un support permettant de retrouver le détail des opérations.

En outre, sauf exception, une ventilation doit être faite par taux de TVA et par nature de produit. La vérification journalière du solde de caisse est obligatoire. Seul le chef d’exploitation ou d’entreprise est responsable de la tenue de la caisse. Cette tâche ne peut être que déléguée au personnel lors des opérations de vente au détail. Bien évidemment, la caisse ne peut pas être reconstituée a posteriori !

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Les obligations pour le support de caisse

Si la loi ne nous impose pas le mode de support, papier ou informatique, pour la tenue des opérations de caisse, en revanche, à compter du 01/01/2018 pour les supports informatiques, la loi devient très stricte (voir encadré). Si le chef d’exploitation utilise un support papier, celui-ci devra être a minima sans spirale, afin de démontrer que des pages ne peuvent être enlevées.

Nous invitons nos lecteurs à prendre, de manière très sérieuse, ces obligations existant depuis longtemps, mais renforcées à partir du 01/01/2018. Toute opération non justifiée ou omise, même par négligence, risque d’être analysée par l’administration fiscale comme de la fraude fiscale, avec l’ensemble des redressements et sanctions, y compris pénales, qui peuvent en découler.

 

A SAVOIRToute entreprise qui enregistre (à compter du 1/01/2018) les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion, d’un système de caisse devra utiliser un support qui satisfait à de strictes conditions : d’inaltérabilité des données, de sécurisation des opérations, de conservation et d’archivage. Pour ce faire, le support informatique disposera soit d’un certificat délivré par un organisme accrédité, soit d’une attestation individuelle de l’éditeur concerné. En outre, l’administration pourra réaliser des contrôles inopinés dans les entreprises pour vérifier ces éléments. Les amendes, en cas de défaut, seront très lourdes. Nous invitons chaque chef d’entreprise ou d’exploitation concerné à se rapprocher de son comptable ou de son conseiller.

Camille CotonnecQuelles obligations pour les ventes en espèces ?