Bien mener votre démarche d’informatisation

Et si informatiser son atelier ou son commerce n’était finalement pas si compliqué ? La recette est simple, les ingrédients peu nombreux : une bonne vision de ce que l’on veut, un peu de bon sens, et beaucoup de méthode.

En quoi consiste cette informatisation ? Le plus souvent, il s’agira de mettre en place un site web permettant aux clients de passer commande, de se doter d’un logiciel de gestion commerciale ou de gestion de production, par exemple. En fait, de numériser la relation avec ses clients, ses fournisseurs et l’ensemble de ses partenaires.
L’informatique est une technologie récente : l’Ibm 5150 qui a réellement lancé le marché du Personal Computer date d’août 1981, il y a moins de 35 ans ! En outre, l’informatique produit des logiciels, c’est-à-dire des objets virtuels. Et il n’est pas facile de décrire vraiment ce que l’on veut avant d’en avoir vu les premières traductions concrètes. L’organisation de la démarche d’informatisation s’avère donc indispensable. La méthodologie de gestion de projets existe, les bonnes pratiques sont bien connues. Ainsi, la mise en place d’une gestion commerciale pour un garage comme la mise en service de tableaux de bord (suivi de la trésorerie, échéanciers de règlements) doivent suivre plusieurs étapes, certaines très rapides dans le contexte d’une petite structure.

 

Une démarche en 3 temps

On distingue trois phases dans un projet d’informatisation.

1ère phase, l’avant-projet qui à pour objectifs de :

• planifier l’ensemble de la démarche,

• réaliser un cahier des charges avec les enjeux du projet et les fonctions à atteindre, les exigences de service,

• sélectionner les fournisseurs à consulter,

• établir les critères de sélection, et, au final, choisir le fournisseur. Phase essentielle qui conditionne une large part du succès des étapes suivantes.

2ème phase : le projet lui-même, a pour but de :

• constituer l’équipe qui participera à la réalisation de la solution, au pilotage et à son déploiement auprès des utilisateurs,

• construire la solution à installer : développement et / ou paramétrage selon qu’on choisit d’écrire un logiciel spécifique ou d’acquérir un progiciel,

• réaliser un pilote pour vérifier l’atteinte des objectifs métier, tester la bonne intégration des modules de la solution, valider les procédures et s’assurer de la tenue en charge,

• former, si nécessaire, les personnes qui prendront en charge l’assistance auprès des utilisateurs,

• préparer le déploiement : planning de formation et d’installation.

3ème phase : le déploiement, dernière étape de la démarche qui vise à :

• former les utilisateurs,

• installer la solution validée lors de la 2ème phase,

• et faire les premiers retours d’expérience. Si certaines des tâches décrites ci-dessus peuvent être déléguées, le chef d’entreprise tient un rôle essentiel : c’est lui qui pilote l’ensemble de la démarche, lui qui valide le passage d’une phase à l’autre.

S’impliquer et respecter les délais pour réussir son projet

Au-delà d’une méthode rigoureuse, une des clés du succès consiste à découper le projet en petites étapes pour des gains rapides sur de courtes périodes. C’est un élément essentiel de motivation de l’équipe projet. Sans oublier non plus quelques règles de bon sens : piloter par tableaux de bord, calibrer le projet en fonction des ressources et du planning, savoir s’arrêter si les résultats ne sont pas obtenus, …

N’oublions pas non plus de faire “le ménage” en supprimant les logiciels ou les matériels qui ne servent plus. Car simplifier son système d’information, c’est en diminuer le coût de maintenance. Selon une étude récente, 30 % des serveurs informatiques seraient inactifs !

Ainsi, avec une bonne expression des attentes, l’implication et la motivation des équipes, l’un des facteurs clés de succès d’une démarche d’informatisation réside dans la fixation et le maintien de la date de livraison. Contrainte structurante, qui tirera tout le projet, obligera à prendre des décisions et à accepter des compromis.

L’intransigeance sur les délais assure la performance du projet !

Pascal Robert, directeur de l’Artic

Camille CotonnecBien mener votre démarche d’informatisation